Heizkostenabrechnungen

Heizkosten: Neue Informationspflichten als „Bürokratiemonster“!

Am 01.12.2021 ist die Verordnung über die Änderung der Verordnung über Heizkostenabrechnungen vom 24.11.2021 in Kraft getreten (BGBl I Nr. 80/2021, S. 4964 ff). Hintergrund sind europäische Vorgaben zur Energieeffizienz. Nun müssen neu installierte Zähler aus der Ferne ablesbar sein, eingebaute nicht fern ablesbare Zähler bis Ende 2026 entsprechend nachgerüstet oder durch neue Zähler ersetzt werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Ebenso muss die Heizkostenabrechnung künftig einen Vergleich zum vorherigen Verbrauch und zum Durchschnittsverbrauch enthalten. Bei all dem sind Datenschutz und Datensicherheiten nach dem Stand der Technik zu gewährleisten (§§ 5, 6a, 6b, 7, 12 Abs. 1 Satz 2 ff HeizkostenV). Maßgebend dafür sind sogenannte „Schutzprofile und technische Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik“.

Sind fernablesbare Zähler oder Heizkostenverteiler installiert, sollen Mieter regelmäßig Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen erhalten (§ 6a, 11 HeizkostenV). Der Unterschied: Verbrauchsinformationen müssen keine Angaben zu den verbrauchten Kosten enthalten, sondern eben nur Verbrauchswerte. Darunter fallen insbesondere Angaben zur verbrauchten Menge in Kilowattstunden. Zudem muss ein Vergleich des Verbrauchs mit dem Verbrauch des Vormonats und ein Vergleich des Verbrauchs eines Durchschnittsnutzers (§ 6a Abs. 2 HeizkostenV), mitgeteilt werden. Letzteres soll aus den anonymisierten Bestandsdaten der Ablesedienstleister entnommen werden (BT Drucksache 643/21 S. 19).

Die Pflicht zur Mitteilung dieser zusätzlichen Informationen betrifft nicht nur die jährliche Abrechnung über die Heizkosten, sondern auch unterjährige Mitteilungen, aus denen Mieter ihre Verbrauchsinformationen entnehmen können. Herausfordernd bleibt, wie dies im Einzelnen gestaltet werden soll. Erste Hinweise gibt der als Schlüssel zur Verbrauchsreduktion Leitfaden für Messdienstleister, Wohnungswirtschaft und Verbraucher:innen von Brischke, Overifeu, Parnow, Barth, Walter (Herausgeber: Umweltbundesamt), im Internet abzurufen unter

Zeitlich gilt: Für Abrechnungszeiträume, die ab dem 01.12.2021 beginnen, sollten bis zum 31.12.2021 die Informationen vierteljährlich erfolgen, wenn der Mieter dies zuvor verlangte oder sich der Gebäudeeigentümer gegenüber dem Abrechnungsunternehmen für die Zustellung auf elektronischem Wege entschieden hatte. Seit dem 01.01.2022 besteht die Mitteilungspflicht monatlich. Die jetzt geschaffenen zusätzlichen Informationspflichten für Gebäudeeigentümer sollen zu einem bewussten und sparsamen Umgang mit Wärmeenergie anregen, um Energiekosten und CO2-Emissionen zu reduzieren. Für die Praxis ist zu vermuten, dass es erst bei einer entsprechenden Weiterentwicklung der Abrechnungssoftware durch deren Anbieter zu einer reibungslosen Erfüllung der Informationspflichten kommen kann.

Neue Informationspflichten nur für „fernablesbare“ Geräte

Nur „fernablesbare“ Zähler oder Heizkostenverteiler lösen die neuen Informationspflichten aus. Zusätzlich legt die neue Verordnung auch fest, wann und unter welchen Voraussetzungen derartige Geräte verbaut werden müssen. Insgesamt gilt jetzt gemäß § 6a HeizkostenV (dazu im einzelnen BR-Drucksache 643/21, S. 20-21):

Geräte - nicht fernablesbar

Pflicht zur Montage: Vorhandene Geräte dürfen bis zum 31.12.2026 weiter betrieben werden, wenn nicht mehr als ein Gerät pro Wohneinheit ersetzt oder ergänzt wird (§ 5 Abs. 3).
Verbrauchsinformationen: nicht geschuldet
Zusätzliche neue Informationen als Bestandteil der Abrechnung: geschuldet (unabhängig von der Fernablesbarkeit)

Geräte - fernablesbar

Pflicht zur Montage: Wenn neue Geräte installiert werden, dann ist Fernablesbarkeit aktuell Pflicht. Nicht interoperable Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2031 durch interoperable Geräte mit Smart-Meter-Gateway-Anbindungsmöglichkeit ersetzt werden (§ 5 Abs. 4).
Verbrauchsinformationen: ab dem 1. Januar 2022-monatlich
Zusätzliche neue Informationen als Bestandteil der Abrechnung: geschuldet

Interoperable Geräte - fernablesbar

Pflicht zur Montage: Wenn neue Geräte installiert werden, dann entsteht die Pflicht zum Einbau interoperabler Geräte mit Systemen anderer Anbieter und mit Anschlussmöglichkeit an einen Smart-Meter-Gateway auf dem Stand der dann geltenden Technik ein Jahr nach Inkrafttreten der Heizkostennovelle, ab dem 1.12.2022 (§ 5 Abs. 5)
Verbrauchsinformationen: monatlich
Zusätzliche neue Informationen als Bestandteil der Abrechnung: geschuldet

Das bedeutet: Ist bei vorhandenen Geräten die Eichfrist (jetzt einheitlich 6 Jahre - Anlage 7.1 zu § 34 Abs. 1 Nr. 1 Mess- und Eichverordnung) abgelaufen und müssen sie deshalb getauscht werden, so müssen sie durch fernablesbare Geräte ersetzt werden mit der Folge, dass dann auch die neuen und verschärften unterjährigen / monatlichen Informationspflichten greifen. Ausnahme: es wird nur ein Gerät pro Wohneinheit ersetzt oder ergänzt (§ 5 Abs. 2 Satz 4 HeizkostenV). Die Verpflichtung zur Änderung zum 31.12.2026 besteht gleichwohl.

Beim Austausch darf ein bestimmtes System gewählt werden, danach bleibt es bei dieser Wahl. Anders gesagt: abgewichen darf dann nicht mehr (§ 5 Abs. 5 HeizkostenV). Ab dem 01.12.2022 sind nur solche Messgeräte einzubauen, die „mit den Ausstattungen gleicher Art anderer Hersteller interoperabel sind“. Dies soll sicherstellen, dass bei einem Anbieterwechsel nicht das Gesamtsystem getauscht werden muss, und das die Anlage eventuell nach Austausch der Messgeräte auch von einem anderen Anbieter bedient und genutzt werden kann. Vor dem 31.12.2021 montierte Geräte müssen diese Anforderungen bis zum 31.12.2026 erfüllen. Geräte, die in der Zeit vom 01.01.2022 bis zum 01.12.2022 eingebaut werden, die diese Anforderungen nicht erfüllen, müssen bis zum 31.12.2031 nachgerüstet werden.

Nochmals: Um die neuen Informationspflichten auszulösen, müssen die verbauten Geräte „fernablesbar“ sein (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Fernablesbarkeit besteht bei vorgehaltenen Walk-by-oder bei Drive-by-Technologien und schließlich beim Smart-Meter-Gateway. „Walk-by“ ist so zu verstehen, dass man ohne Betreten der Wohnung oder der Abrechnungseinheit ablesen kann (BR-Drucksache 643/21 vom 4.8.2021, S. 14, 3. Abs.). Spiegelbildlich: Immer dann, wenn der Ablesedienst in die Mieträume hinein muss, um ablesen zu können, liegt keine „Fernablesbarkeit“ vor. Folge: aktuell bestehen dann noch keine gesteigerten Informationspflichten über Verbrauchs- oder Abrechnungswerte. Dabei bleibt es ohne Belang, ob die Ablesung visuell durch notieren der Werte erfolgt, oder elektronisch. In all diesen Fällen besteht allerdings eine Nachrüstpflicht bis zum 31.12.2026. Sind die Wärmemengenzähler und Verbrauchserfassungsgeräte nicht fernablesbar, bleibt es also einstweilen bei dem bisherigen Procedere mit Heizungsableseterminen.

Sind fernablesbare und nicht fernablesbare Geräte in einer Wohneinheit miteinander kombiniert, so ist im Einzelfall zu entscheiden, ob eine unterjährige Abrechnungs- oder Verbrauchsinformation „möglich und zumutbar“ ist (BT Drucksache 643/21 S. 18).

Bürokratie „mit Ausnahmen“?

Die HeizkostenV lässt Ausnahmen zu, wenn die Umsetzung im Einzelfall technisch nicht möglich ist, einen unangemessenen Aufwand bedeuten oder auf sonstige Art zu einer unbilligen Benachteiligung führen würde (§ 5 Abs. 3 Satz 2 HeizkostenV). Beispiel hierfür ist ein Gebäude mit einem hohen Anteil an Bewehrungsstahl in Wänden und Böden, was dazu führt, dass drahtlose Technik nicht funktioniert und eine alternative Kabellösung mit unvorhergesehenen Kosten verbunden ist (BR-Drucksache 643/21 S. 15).

Informationen einzelner Ableseunternehmen nicht immer korrekt

Aktuell bildet sich bei einigen Dienstleistungsunternehmen zur Heizkostenablesung und Berechnung die Auffassung, in allen Fällen, in denen noch kein Smart-Meter-Gateway installiert ist (Installationspflicht ab dem 1.12.2022), sei eine monatliche Verbrauchsinformation nicht geschuldet. Unter einem „Smart-Meter-Gateway“ ist die Zentrale der Verbrauchserfassungsgeräte zu verstehen, die Daten sicher empfangen, speichern, aufbereiten und übertragen kann.

Gestützt wird diese Auffassung darauf, dass die Kosten für das monatliche Auslesen der Walk-By-bzw. Drive-By Geräte höher seien, als der monetäre Nutzen für die Mieter durch etwaige Einsparungen bei den Heizkosten. Damit sei der Einwand fehlender Wirtschaftlichkeit unter Berufung auf §§ 6a, 11 Abs. 1 Nr. 1 b) HeizkostenV zu führen. Dies überzeugt nicht.

Die Gründe: Wie viel Heizenergie der Mieter mit wie hohen Kostenanteilen einspart, bleibt unabhängig von der verwendeten Technologie völlig ungewiss und nur seinem Nutzerverhalten überlassen. Schon deshalb kann ein Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen eingesparten Kosten und zwischen (möglicherweise höheren) Ablesekosten, die der Mieter ebenfalls zu tragen hat (§ 2 Nr. 4 a) BetrKV), nicht gezogen werden. Und schon deshalb kann dieses Argument rein logisch nicht verfangen.

Es findet auch weder im Gesetzeswortlaut, noch in den Gesetzesmaterialien eine Stütze, ganz im Gegenteil: Dem Wortlaut von §§ 5, 6a HeizkostenV folgend gibt es keine Ausnahmen oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Ob § 11 Abs. 1 Nr. 1 b) HeizkostenV gelten soll, kann stark bezweifelt werden. Denn diese Vorschrift bestand so bereits vor der Heizkostennovelle und wurde nicht geändert. Dem Wortlaut der Vorschrift folgend ist zwar § 6a einbezogen (§ 11 Abs. 1, 1. HS); es muss aber auf einen 10-jährigen Amortisationszeitraum bei der Einsparung von Kosten abgestellt werden, wenn es um Kosten bei der Erfassung des Wärmeverbrauchs geht. Dies wiederum setzt eine Vergleichsfähigkeit zwischen eingesparten Heizkosten und technisch bedingt (eventuell erhöhten) Verbrauchserfassungskosten voraus, was bereits negiert werden musste. Vor allem steht § 5 Abs. 8 HeizkostenV entgegen: Danach überprüft die Bundesregierung die Auswirkungen der Regelung auf Mieter erst „3 Jahre nach dem 1. Dezember 2021“ - also ab dem 1. Dezember 2024, insbesondere im Hinblick auf zusätzliche Betriebskosten durch fernablesbare Ausstattungen und den Nutzen dieser Ausstattungen für Mieter. Nach den Vorgaben der Verordnung wird der Bericht spätestens am 31.8.2025 veröffentlicht. Das bedeutet umgekehrt, dass es jetzt aus wirtschaftlichen Gründen noch keine Ausnahmen geben soll; dies bleibt ausdrücklich einer Evaluation vorbehalten.

Diese nach hier vertretener Ansicht falsche Auffassung einzelner Ableseunternehmen birgt ebenso das hohe Risiko, dass allein schon wegen nicht beachteter Informationspflichten der Mieter gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV ein eigenes neu und zusätzlich eingeführtes dreiprozentiges Kürzungsrecht im Hinblick auf die endgültig abgerechneten Heizkosten geltend machen kann. Es ist eventuellen weiteren Kürzungsrechten hinzuzurechnen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Als Kürzungsrecht weiter in Betracht kommen nun nach der neugefassten Heizkostenverordnung auch die pflichtwidrige Unterlassung einer Installation fernablesbarer Geräte, beide Kürzungsmöglichkeiten treten neben das bereits bekannte 15-prozentige Kürzungsrecht bei unterlassener verbrauchsabhängiger Abrechnung der Kosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser entgegen den Vorschriften der Heizkostenverordnung (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).

Zusätzliche Kosten durch zusätzliche Informationen

Eine andere Frage ist, wie man die zusätzlichen Kosten der unterjährigen Verbrauchsinformation gemeinsam mit den Mietern im Rahmen halten kann. Denn klar ist, dass die entstehenden Kosten ebenso auf die Mieter umgelegt werden können, wie die bisher als umlagefähig definierten Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Der Mieter muss den zusätzlichen Aufwand also zahlen. Dann aber wird es der Mieter goutieren, wenn keine unnötigen Kosten verursacht werden.

Dazu folgendes: Der elektronische Kommunikationsweg ist allemal günstiger und schneller als der herkömmliche Postweg (Papier- und Druckkosten, Maschinenkosten, Lohnkosten!). Mit den Mietern sollte deshalb z. B. eine Email-Korrespondenz – am besten gleich für alle Angelegenheiten des Mietverhältnisses – natürlich unter Beachtung aller datenschutzrechtlicher Regeln dazu vereinbart werden (vgl. auch § 6 b HeizkostenV).

Ebenso können die Informationen auch über ein Internetportal zur Verfügung gestellt werden. Denn „zugänglich machen bedeutet weniger als mitteilen.“ (BR Drucksache 643/21, S. 19). Dem Mieter muss ermöglicht werden, die Daten abzurufen, allerdings ohne vorherige Unterrichtung, dass sie zur Verfügung stehen.

Muss der Vermieter die Informationen dagegen nicht nur zugänglich machen, sondern dem Mieter mitteilen, so muss er dafür sorgen, „dass die Information den Nutzer unmittelbar erreicht, ohne dass er sie suchen muss.“ (BR Drucksache 643/21 S. 18). Zulässig ist also die Übermittlung in (der viel zu teuren) Papierform, aber auch per Mail. Der Mieter kann die Information auch über ein Internetportal abrufen, wenn er zuvor die Information erhält, dass die Information nun zur Verfügung steht.

Zusätzliche Anforderungen an Heizkostenabrechnungen

Nun noch zu den neuen Abrechnungen: Sie müssen jetzt zusätzlich detaillierte Informationen z. B. über den Brennstoffmix, die erhobenen Steuern, Abgaben und Zölle, Entgelte für die Geräteüberlassung nebst Eichung, Ablesung und Abrechnung, Kontaktinformationen von Verbraucherorganisationen und Energieagenturen, Informationen über alternative Streitbeilegung, wenn der Gebäudeeigentümer ein Unternehmer ist, sowie einen Vergleich des aktuellen Heizenergieverbrauchs mit dem Verbrauch des letzten Abrechnungszeitraums und einen Vergleich mit dem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie und schließlich einen Vergleich des witterungsbereinigten Energieverbrauchs in grafischer Form ausweisen (§ 6 a Abs. 3 und 5 HeizkostenV). Diese neuen Informationsinhalte gelten immer und unabhängig davon, ob die verwendeten Zähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sind oder nicht.

Daneben treten die bekannten Pflichten zu Formalien und Inhalt einer Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB (§ 6a Abs. 4 HeizkostenV), d. h.: Pflicht zur jährlichen Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB) und Pflicht, die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen zu lassen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB; dazu BR-Drucksache 643/21, S. 21-22)..

Zudem bestimmt § 6 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV, dass dem Nutzer binnen eines Monats nach Verbrauchserfassung das Ergebnis mitgeteilt werden soll, es sei denn, das Ableseergebnis ist längere Zeit in den Räumen des Nutzers gespeichert und kann von ihm selbst abgerufen werden. Verfügt die Nutzungseinheit über einen Warmwasserzähler, ist die gesonderte Mitteilung über den Warmwasserverbrauch entbehrlich.

Warmwassermengenzähler/Kostenverteiler nach dem Kondensat- oder Destillationsprinzip dürfen nicht mehr verwendet werden. Schon ab dem Jahre 1987 durften diese Geräte mangels behördlicher Zulassung nicht mehr neu eingebaut oder repariert werden. Bis zum 31.12.2013 wurde ihnen aber noch ein Bestandsschutz zugestanden. Hierfür wurde in § 5 Abs. 1. 1 HeizkostenV (a.F.). Der Zusatz „oder andere geeignete Ausstattungen“ aufgenommen. Dieser Passus wurde jetzt ersatzlos gestrichen.